8小时+从优秀到卓越的效率法则-第11章
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会议结束后，吉姆叫凯瑟留下来几分钟，然后对她说：“凯瑟，如果我当初知道本组织的副主席所要担当的所有职责，我肯定不会同意去做。很抱歉盖瑞给我打电话时我没有好好问清楚，现在我知道我的辞职会让协会临时处于比较麻烦的境地，但是没办法，我还是得辞职。”
凯瑟很不情愿地接受了吉姆的辞职，但考虑到吉姆一开始就这么坦率和诚实，而不是开始同意承担职责、中途又玩忽职守，所以还是对他表示了感谢。她在下一次会议之前任命了一个新的副主席，并把这个新任命写在了组织的新闻里。
有几个月，吉姆在开会时会觉得不舒服。有的人笑他“胆怯地退出”副主席的工作，但是慢慢地嘲笑就没了。当来年自己公司重新选举领导时，吉姆很庆幸地回想起这个决定，意识到自己把精力投入到重要任务上来是明智的。
分析
吉姆当时也可以把副主席的职位做得好好的，也可以策划很多了不起的项目，带头组织一场热闹非凡的新成员联欢活动。或许他也能从这些会议中学到很多，也能在与其他成员一起交往的过程中得到很多机会。
但有时候人们就是为了努力做好太多事情、取悦太多人而把自己的精力分得太散。你如果问问自己“什么对我来说才是重要的？”你就会认识到自己得到一些重要任务到底是什么。与其在自己原本满满的时间表上再加一些额外活动，还不如把那部分时间和精力投入到自己原本就投入的活动上去，这样自己会获得更大的满足感，也往往会更有成效。
要点小结
·如果你觉得自己做的事太多了，那么你就是做得太多了。
·如果你当初知道自己现在所知道的这些，你就不会参与到某项活动中去，而是会想方设法地逃避掉。
·记住：你首要的义务是找出自己，找出自己的兴趣和首要任务。没有其他任何人会为你去做这些。
·形成这样扣问自己的习惯：“从我自己的角度看，我必须去做这件事吗？”
·遵照战胜过度投入的五步骤去做。
·在同意接受新工作或新职责之前，认真地看看自己的时间表。如果对方等不及，那就马上说“不”。
·在做计划时，先预测出做完这些事情所用的时间，然后永远多留出25％的时间来。
·如果你可以把某项工作交给别人去干，那就交给别人吧！
·清醒面对生活中的改变。把这当作成长的一部分，为出现的新活动腾出时间。
·学会说“不”。找你的配偶或朋友来叫你做这做那，帮助你学会对这些容易拒绝的事说“不”。
·别人在叫你做事时，请充分使用沉默的力量。
·如果你最终的意愿是要对某个请求说“不”，那就马上把人家拒绝掉。这样对你和对对方来说都是一件好事。
·准备好给别人提供其他的解决办法；这样你在不得不拒绝别人时就不会感到愧疚了。
让战胜过度投入的办法在你的生活中起作用
从你自己的生活中找出一个和吉姆相似的状况。与其吃力地把这项工作和其他更重要的工作搅在一起去做，你是不是更情愿不去承担这份职责？当这件事不再出现在你的清单上时，你是不是会感觉很好？把你自己从一些沉重而又不必要的任务中解脱出来所获得的益处无疑会远远超过带来的后果。
写出你为了摆脱这项职责所要采取的头两个步骤，并写出你行动的日期。
问问你自己以下几个问题，想想你为什么会承担起太多的职责：
是不是你的不耐烦导致了自己的过度投入？
你是不是害怕别人不能把它做好？
为什么要让别人把他们的问题丢给你？
如果你不去做某个项目，最坏的结果会是什么？你能把它处理好吗？
你在努力地把事情做给谁看？
你想拯救谁？
你会在哪天开始实施战胜过度投入的五步骤？
制定一个30天的行动计划。30天后重新审视自己的进度，修正计划。
我关于战胜过度投入的细微边界想法：致命的四件事：文件、电子邮件、优柔寡断、拖延耽搁
“世界上最难做的事是本来应该昨天就做好的事。”
佚名
成功的先决条件是看你处理大量文件、电子邮件的能力，迅速、准确做决定的能力，以及做好今天该做之事的自律能力。
文件风暴
因为科技的迅猛发展，纸张出现的数量每日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！据估计，我们当今社会所储存起来的文件里，有75…80％的内容都是没用的。
你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事，要进一步获得信息的项目，不知道怎么处理的项目，上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再地说：“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。
掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。
把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：
·你的收件箱会变成收件箱和待处理文件箱的混合体。
·每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题。
·你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间。
一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。
除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个发件箱。
定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？每小时查一次？
不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。
在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。
·浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起。
·对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到发件箱里。
·把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里。
·专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉。
·只有那些需要你采取行动的文件才能放到办公桌上。
把那些文件放到办公桌上以后，马上把两三分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成A…B…C各个等级。许多人则会用活页本来处理。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。
记事本：建立起来并让它起作用
记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而又会在你需要的时候准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。
记事本包含12份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含31张每日文件备忘，也注明从1到31的每个具体日期。
（图片）
每日文件备忘放在前面，从第二天开始。比如今天是8月6日，那么第一页就应该写7日的文件备忘。后面的每日文件备忘就分别注明那个月剩下的日期（8…31）。“31”后面就应该是下个月（9月）开始的每月文件备忘，这一张后面就是每日文件备忘了（1…6）。而在那之后就是剩下的每月文件备忘了（10月到次年8月）。
总之，备忘的前半部分就是未来31天的文件备忘，后面就是未来12个月的备忘了。
记事本用起来很简单。我们就举8月6日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的8月15日的会议议程安排应该放到“15”备忘录里。对于9月22日的会议议程安排，则应该在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的备忘录里，因为那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。
你一天结束后应做15分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来（这个应该正好是排在前面的），考虑一下第二天要做的事。把今天完成了的每日备忘放到所有每日备忘后面去。当新的一个月份来临时，你就把那个月的文件夹拿出来（此时正好是在前面的），再根据每份文件右上角所标注的日期把它们都分配到每日工作备忘里去。因为这些文件刚送来时是你自己做的标注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把这些处理好。
注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。
你的总体文件整理系统
建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数情况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。
时间管理和效率专家大卫·艾伦强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。尽管他承认说自己也不知道为什么这样做会带来那么大的区别，但是他坚持说这样做非常有效。
文件整理系统提示
·每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己近的地方以方便取用。
·不要把你装文件的抽屉装满。如果文件太满都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。
·把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让一张张文件挂得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就好好利用。
·文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”和“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。
·用交叉参照系统来防止重复工作。
·如果你要旅行，就用五个彩色的塑料旅行文件夹：
旅行一袋装——可以装所有文件的袋子
返回办公室——完成的项目，回去办公室后分配或整理
阅读/复习——利用间隙时间
行动支持——不在办公室时开会、做工作所需要的信息
数据输入——收据、名片等可以记下来再输入电脑或写在纸上的东西
·在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。不是微弱的可能性……而要是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。
如果心存疑惑，那就扔掉吧。
以下四种东西不要去整理：
·例行备忘录：它们只是——例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。
·开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。
·修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的？把前面那个扔掉吧！
·公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！
有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了三个月，处理完一个项目回来——因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。
他回公司的第一天主要是忙于开会和做简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的首要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。
很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时却发现自己那三个月来的文件全都不见了，永远不见了！
简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票；有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把三个月积累下的信件弄丢所带来的问题。
不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。
最后，你必须做好决定，不要制造更多麻烦。“杰出”系列书籍的作者汤姆·皮特斯有一次说，人们写过的最差劲的备忘录“本该用一个电话解决”。你是不是曾经选错过沟通的媒介？把不应该写下来的东西选择了写下来？通过电话或者直接面对面的交谈是不是可以更快、更有效地解决这种情况？你是不是真的需要把内容都写下来？如果你不问问自己这些问题，那么你的办公室里就会留着很多不必要的文件。
非纸质风暴——电子邮件
当今社会有个大问题，就是如何组织和管理好你每天接收到的大量电子邮件信息。电子邮件其实和文件袋以及电话留言机没有差别：都是收集信息的箱子，包含着待审核、处理和组织的信息。并且它们带来的巨大挑战都是一样的——东西进来太多，你都没有时间和欲望去处理和组织了。
如果你的电子邮件数量和处理速度总是逼你同时开多个屏幕，你可能就会遭受这么多邮件的罪了，还可能导致邮件系统瘫痪。每天都专门留出一定时间有条理地浏览一遍你的邮件。把自动来件提示关掉，在自己设定好的时间查看收件箱，就像你现在查看你办公室的收件箱一样。记住不是所有邮件都
