8小时+从优秀到卓越的效率法则-第14章
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会议计划指南
日期______
会议发起人______
目标
·会议结束时应该达成的结果
主要与会者
·可以为会议做贡献的人
·需要了解这方面信息的人
·可以提供支持的人
·可能会帮上忙的人
背景知识
·已经知道的信息
·所需的更多信息
·已有的限制条件
——必须解决日期问题
——约束条件
——已有的资源
与会者相关准备
·与会者需要的背景知识
·与会者会前应该做哪些准备？
后勤
·日期
·开始时间
·结束时间
·地点
·联系人
·需要的相关材料（比如：提纲、投影仪、设备等等）
如果你要参加一个会议
·只参加那些你必须参加的会议。如果受邀“仅供参考”的会议，那就礼貌地回绝。
·按时到场。因为你没法控制会议什么时候开始，随身带着可以在间隙时间看的材料。
·及时离开。提前和会议的组织者沟通好你要离开的时间，在预定的时间离开，不要去管会议是否正式结束。
·确定会议的目的。提前找到议程，了解会议的目的。这可以让你确定自己参加会议的目的，也能保证对时间的尊重。此外，你还可以提前准备好会议所需的信息或材料，这样你就不会在会上措手不及。你甚至还可以要求把对你来说最重要的项目放在前面，这样的话，如果会议中途偏题了，你就可以自己找理由先离开而又不会错过重要的东西。
·尊重会议的议程。因为你提前所做的准备，就可以确保会议涵盖了对自己来说重要的事情。你自己也要负责任，所有的评论、问题和讨论都只能围绕着议程上的项目展开。如果还有你想讨论的议题，那就另外为这些项目安排时间个别讨论；或者，如果这些项目对所有与会者都有益，那就建议把这些项目安排进下一次会议里。
·如果会议主持人没有总结要点和后续的职责分配，那你就去做。这个可以做得很低调，同时又让全体与会者明确目的。
评估你的会议
通过评估目前的会议质量和效率，你就可以改进将来的会议。将以下这张评估表复印，反复利用。每个项目都有从0到10的得分。
打扰
就算是计划得最好、时间安排得最紧凑的一天也免不了要受到别人的打扰——迄今为止最为普遍、也最让人头疼的影响效率的问题。研究表明，处于办公环境下的人平均每八分钟就会被打扰一次。因此，一天就会被打扰50次以上。如果每次打扰要花去三分钟，那么就损失了两个半小时！每天如此！
要想让自己的生活完全不受打扰是不现实也是不恰当的。就像你自己经常需要找别人一样，别人有时候也要找你帮忙。控制来自他人的打扰是提高个人效率的关键。我们必须处理好以下三种打扰：
·来自公司外部的不速之客。
·同事、合作者以及其他同单位的人。
·电话。
公司以外的客人
筛选来客。如果你有接待员、秘书或者任何其他可以保卫你领地的人，那就让他们代你去处理好这些打扰。
·“我能把您的名字以及您此次来访的主要目的通报给____吗？”
·“___先生/女士现在很忙，我能为您预约稍后的一个时间吗？”
如果你就是自己领地的捍卫者，那么直接问类似这样的问题：“我今天能为您做些什么？”这样就能立马掌握谈话的主动权。
在你的办公室外和来客见面。如果方便而且合适的话，在大楼的其他地方和来客见面。在一个较为中立的场所见面可以让你更好地控制谈话的长度。在会议室里结束一次会面比从自己办公室撵走一位顽固的访客一般会容易得多。
来客走进你的办公室时就站起来。这是一种优雅的姿态，并且可以让你赢得掌控权。如果你不想和他们交谈，你可以把他们送到门口，安排另外的时间再谈。
站着说话。如果交谈双方都站着的话，那么很多交流都可以简短而又中肯。如果你给来客一把椅子，自己也是坐着，那么你们的交谈很可能会永无止尽。
为来访设定时限。如果你愿意接待你的不速之客，那么请在开始时就设定一个具体的时限。可以这样说：“我现在只有五分钟的时间和你谈，”并且在说这话时要看着你自己的手表，“五分钟够吗？或者我应该另外安排一个时间？”具体说出到底是几分钟，而不要笼统地说有点时间或者有几分钟。设定好时限后，每隔一段时间看一次表。这样能让来客知道你是在认真对待时限的。
利用营救信号。如果你有一个知情的同事，并且在必要时也需要你这样帮忙的话，这种方法是最好的。在预定的时间，这个人会走进来提醒你们俩马上要去做某件事。你也可以安排接待员或秘书在一段时间后打电话给你。这些方法可以给你创造机会，礼貌地抽身回到正事上去。
一个随身携带的手机也可以让你自己营救自己！现在手机有很多功能，你可以把它设置成来电的声音。如果你能巧妙地按对按钮，你就成功利用了自己的自带营救信号。
公司内部的不速之客
以上所讲的方法有些也适用于应对来自你同事的打扰；但是对于这些个人而言，还有一些其他限制时间的办法。
定期和你的同事见面。计划好的定期见面可以减少一天中别人对你的打扰。如果别人知道某个主题会在第二天的会上讲到，或者会有特定的时间来处理合适的问题，那么他/她或许就会觉得没有必要当天打扰你。（详细内容参见第九章的“八分钟会面”）
这种办法的关键词是见面。如果你决定安排定期的会议，那就去安排吧。让每次会议都有价值。尊重会议的时间，别人就会尊重你在会议之外的时间。
共同设定办公室的“静音时间”。或许你无法掌控全天的打扰，但是你可以每天腾出一个小时不受任何打扰。预约的时间不能定在这一个小时里，这段时间也不能接电话。在这一个小时里，每个人都能高效地工作，丝毫不受打扰。
一小时的办公室“静音时间”可以让你一天成效惊人！在你办公的地方每天设立这样一个小时。确实有效！注意：如果你不把这个小时用于计划，你会发现这一个小时可以变得更加高效！事实上，一天中最早的那个小时就可以用来处理、完成前天晚上确定的首要任务。
确立接待时间。确立一天中你可以接待别人和不能接待别人的时间。现在你不但可以计划自己一天中不受打扰的时间，并且也是在为别人做好事。你可能会很惊讶，很多人说最爱打扰他们的人竟然是自己的经理。
确立接待时间还会有意外收获。你的同事一天会带着琐碎的问题来找你多少次？而这些问题恰恰是你希望他们自己去回答的。如果你不是随时可以接待他们，那么他们可能就会自己解决一部分问题，或者问题本身会完全地自动消失。至少这些问题可以累积，这样你就可以一次解决多个问题了。
封锁打扰。有时候工作场所的外观也会带来问题。你的办公桌和周围的环境是不是很容易吸引人过来？你的位置是不是会让你与几乎所有路过的人有目光接触？你是不是恰巧位于通往休息室、咖啡屋或者复印机的地方？
把你的办公桌挪一挪，这样你就不用看见每个经过的人了。或者搬动咖啡机。可能的话，放一个屏风围住大部分分散你注意力的环境。或者要求换一个办公室。
搬走来客座椅。通常，同事或合作者会以为来客座椅是为他们准备的。除非你要在办公桌边接待外面的来客，否则就把那多余的椅子从你办公室搬走。如果那样不太可能，那么至少把它移到离你远点的地方。而对于合适的人，你又可以随时把椅子往前挪来方便沟通。并且一定记得在那把椅子上放一些你的私人物品，比如大衣、提包、钱包等等。虽然有的人还是会选择把文件拿开坐下去，但是很少有人会厚颜无耻地把你的私人物件拿开再坐下去。
关上门。开着门的办公室是最容易让人进来的，但是一旦把那扇门关了，你就是在向外界传达一个强烈的信息：不要打扰我。如果你需要一段注意力高度集中的时间（比如要写什么东西），那么你就好好利用关门所传达出来的信息吧。如果关上门还是不够，那就在关着的门上贴一张字条：“我们稍后再谈。谢谢！”这种态度也可以部分地通过直板夹来传递，上面写上一些信息或问题，或者写上你没空时可以去联系谁。
如果你办公的区域没有门，那就找到其他办法来表明你有没有空。豪玛克贺卡公司的员工在解决这个问题上有独到的办法。每个人桌上的小旗子就是一个反映有空没空的形象指示灯。当旗子降到旗杆的一半时，就表明这个人是没空的。
有一个富有创意的思想家就在自己的临时住处工作，他买了一个电子设备放在书桌上，如果他在某个时间段内需要不受打扰的话，他就打开那个会闪着“忙！忙！忙！”字样的设备。另外一个天才是在小隔间里工作，他就在来客座椅的背面贴上“此门不开，请勿打扰”字样，再把座椅搬到通往隔间的路上，以此挡住别人的来访。
躲到隐匿处。如果别人找不到你，那么你就可以享受到大量安静、不受打扰的时光。如果到处都是别人对你的要求，你还可以去哪里找到工作的地方？是不是有一个经常没人的会议室？另一个部门是不是有一张空的办公桌，人们又想不到去那里找你？甚至你需要一直待在这栋大楼里吗？
一家大公司的两个主管有他们自己大型、奢侈的个人办公室。同时，他们又在一栋经理人套间大楼里租了一间8×10英尺的小房间作办公室。如果他们遇到必须完成的工作，就总是逃到那个隐蔽的场所去。没有任何人可以找到他们。
人际打扰：我们都会遇到，但是我们有很多可以接受的办法去对付它们。你不必说谎，也不必表现得很粗鲁。但是你必须能控制好自己的时间和工作，以下这些技巧可以很好地帮助你。
重新获得对电话的掌控权
“华生，过来！我找你！”
历史没有记载第一个拖延工作的例子，我们也无法知道一个人的书桌第一次乱得找不到东西是在什么时候。而第一次某人在别人办公室耽搁太久的时间？谁知道呢？
但是，我们却可以十分肯定地准确指出第一次电话骚扰的时间和地点。毕竟，1876年亚历山大·格莱姆·贝尔发明他那精巧的装置时，他打的第一个电话就改变了助手华生先生的计划。我们不知道电话铃响时华生是在做什么，但他当时很可能并不是很乐意走出门去见他的老板。
虽然电话从发明之日起对生产效率带来的好处要远远多于坏处，但可以确定的是，自从电话出现在办公桌上以后，就没有人没受过电话的骚扰。甚至当语音信箱刚刚出现时，也引发过争议。
让我们看看一些最佳利用这些有力工具的方法。
处理电话需要有一点创造力、警惕性，还有大量的自制力和决心。
决定自己什么时候使用电话。有意识地选择打电话的特定时间，而在其他时间不去理会打电话的冲动，这可以让你获得很多掌控权。
·在一天中设立具体向外打电话的时间。你把所有要打的电话积累到一起，逐个快速拨打时，就可以让每个电话都打得简短、高效。你会有一个名单，这样就可以比较确定下一步要做什么。所以，你就可以更快地打完每个电话，然后更快地转到下一个电话去。
·定出并告诉别人你会在什么时候接电话，以及具体什么时候你不方便接电话（你的黄金时段！）。“我一般从___到___这段时间不方便接电话，你最好在___给我打电话。”在你不希望被人打扰的时候就不要习惯地拿起听筒。如果你这样做了，那么即使你告诉了他们自己什么时候不方便接听，他们也还是会打来的。如果你在那些时间不去接电话，那么慢慢地，他们就会在你方便接听的时候打过来了。这种时候，你就把电话转到语音信箱去，或者叫办公室里的其他人去代你接听（以后就会有更多转到语音信箱了）。
把重要的电话合并到一起。是不是有几个电话都涉及到同样的会议或者主题？同时去打这几个电话吧！只需要把要用的参考材料拿出来一次，让你自己处于主题需要的思考状态中，去做吧！
把你的电话内容用书面形式计划出来。在打电话之前，把你想讲到的内容大意写出来。列出你想问的问题，并且留出空间在听的时候写答案。收集你需要的信息和参考资料。在你的办公桌上清理出足够的工作空间，。在打电话时手上拿一支笔和一张纸。
专心致志打电话。这就是书面内容梗概发挥价值的地方了。说到要点，不要偏移。说话的时候，尽量简明扼要。如果你日后要逐字逐句把整个电话内容都写下来怎么办？你会不会更注意自己说某件事的方式和频率？
站着说话。对很多人来说，打电话是一个休息的机会。这可以很容易地看出来：某个人是不是靠在椅子上，翘着腿，耷拉着手臂，旁边放着一杯咖啡？
如果你有意识地把这当作是一种休息，好的，没问题。但是如果你想不偏离自己的工作，赶快把电话打完，那就站着打吧。站着和来客说话的效果在这同样适用：如果你感觉不是很舒服的话，你就会把注意力更多地放在打电话的目的上。
给每一通电话设定时限。在你打电话之前决定好这件事应该花费多长时间。设定一个保守的时限，坚持照此去做。用电话机上可以显示秒的表来计时，或者用一个很简单的三分钟煮蛋计时器计时。
运用表示结束的语言。有时候要结束一通电话比进入正题更难。你需要准备几个可能的短语来按时结束通话。最简单的表达方法就是表达你对于对方时间的关切，而不是对你自己时间的关切。试试这些：
·“我得让你回去工作了。”
·“我可能已经占用你过多的时间了，所以……”
·“我知道你很忙，那我就不打扰你了。”
其他一些表达法是和通话即将结束相关的：“在挂断电话之前，我还有一个简短的问题，”或者是“在你挂断之前……”
在电话响之前决定你接不接电话。巴甫洛夫的狗反映的速度也永远赶不上人们对电话铃声的反映速度。并且这种反映是永远都不会关上的。
办公室里正在开一个重要的会议？你在认真地思考第二天的演讲？在策划一个大项目？在端着咖啡享受五分钟难得的清闲？
在家：你是不是在院子里做事？或者刚刚坐下准备吃晚饭？在洗澡？和孩子们在一起？刚刚开始看你等了一星期的电视节目？
不管怎样，一旦电话响了，它就变成头等大事了。为什么？甚至你知道是谁打来的吗？这个电话是关于什么内容的？有多重要？根本不知道。但是我们还是会立刻跳起来去接。不理电话铃声，继续做自己手头的事需要极强的自控能力。想接电话的冲动很强，但是你如果坚持不去理会的话，在效率提高方面会有极大收获。
但是，如果接电话是你最重要的职责之一，那么这个建议就不适合你的情况了。�
