8小时+从优秀到卓越的效率法则-第18章
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留心你与同事之间的交流，你是否做到了简练？能不能更加直接？你的语气是主动的，确定的还是挑衅的？有什么需要改进的地方吗？
列出你认为最重要的三件事，对比一下你的上司为你列的任务安排，他们一致吗？如果不一致去找上司说清楚。
把下次老板再给你要立刻完成的“头等重要——紧急”任务时要说的话写在纸上。
做一个为期30天的行为改变计划表，根据你取得的进步逐步修改计划表。
我对于沟通技巧的细微边界想法：第十章 时间安排、最后期限与方案监理
“走的越急，差的越远。”
——宾夕法尼亚州荷兰格言
任何方案的最终目的都是能够顺利完成。
那些最后期限给你的是什么样的感觉？它们是不是给你的生活蒙上了一层灰雾？是不是对你来说它们完全就是压力制造者？或者它们给了你奋斗的目标？提醒你的处境，指明你的方向？在某种程度上给了你成功的决心和动力？帮你规划成功之路？
必须承认这些最后期限有诸多好处，但是他们也确实给我们的生活带来了很大的压力。想要成功光有最后期限是不够的，时间安排才是关键。时间安排表是一种非常重要的并对现行方案不断进行时间进度上的规划，指导方案最后能按时完成。
时间安排表是你方案实施的一种动力，它能让你制定有力计划，按先前预定的目标进程完成任务。简言之，成功与否的关键就在于你的时间安排表是否起效。
一则古老的英国谚语这样说：
测评：你能制定可行的时间安排表吗？
说明：
你所认为的时间安排表应该是什么样子的？你的情况是否与下列描述一致？3：同意；2：差不多；1：不同意
同意差不多不同意
1。我几乎只能按时完成任务。321
2。别人都愿意接受并遵守我定的时间期限。321
3。我清楚什么样的时间安排表有效，什么样的根本不起效。321
4。如果方案执行脱离了正轨我能很快让它正常运作。321
5。我知道如何利用奖惩以得到目标。321
统计分数：
12分以上：非常可靠
8—11分：别人对你的可靠度稍微有些怀疑
7分以下：你做事总是拖拉，而且总是欠缺那么一点点
具体做法
有用的时间表必须具体到某一天或者是某个具体的时刻。这样的表达是没用的：
·“请给点建议。”
·“尽快。”
·“方便的话尽早给我。”
·“我有时间就去处理。”
这些说法本身就给了别人可以不按时完成的理由：“我一直不方便，我一直没有腾出时间去做。”
一个好的时间安排表不会像用鞭子赶人一样逼人马上行动，若是时间安排迫使我们在不合理、根本不可能的时限内完成某项任务，那么大家就会反对这个安排的。因此，无论你是在给自己还是为别人制定时间安排表或是按别人制定的时间安排表工作，你都需要理解下面这三种类型的安排才是可行的：
合理的时间安排。多大的工作量？共有多少工作时间？这期间还有什么其他的事情？这样安排可行吗？在你原来预计用时的基础上延长25％到50％，这样才比较可行，因为我们通常会低估一件事所耗的时间。
即使你认为时间安排十分合理，绝对可以按时完成任务，但是你要知道这是人有意识的决定，在实际运作过程中人的潜意识也会发挥很大作用。如果执行者内心深处一直担心会失败，那这个时间安排就很难实现了。
记住在方案制定初期就共同协商时间安排问题，千万别拖到最后，这会让你的时间安排切实可行而不只是苛求效率。
公平的时间安排。给你的时间安排对你来说公平吗？你真的想在这么紧迫的时间内负担这么重的责任吗？难道你是在受罚吗？完成这些任务的奖励是什么呢？那就是有更多的任务向你涌来。
如果你认为不公平！那么亮出事实来！任务安排柱形图（GANTT）能非常直观的显示出一个人或者一个部门的工作量，拿出你的GANTT，让大家看看你并不是无端抱怨。当人们认为他的时间安排及工作量是公平合理的，那么他们通常是能够按时完成的。
自愿接受的时间安排。除非你自己愿意，不然没有人能让你真正接受某个时间安排。当然你也会为自己制定时间期限，并认为这样的安排切实可行并且也很公平。
自己做一个评估，你自己在制定时间安排时是否把这三个方面都考虑到了？如果答案是肯定的，那么这就为你的成功提供了前提保证。
别人给你定的时间安排又是什么样的呢？如果这个安排得到了你的认同，你就会像对待自己制定的安排一样去想方设法的完成，你完全是出于自愿，同时把它当成是自己的事情。
争取别人的支持
怎样才能让别人接受你的时间安排？道理是一样的，你的时间安排必须得合理、公平并让别人把它视如己出。这里你必须得让别人自愿接受。
为了争取他人的接受，你可以问以下几个问题：
·“你认为这个时间安排可行吗？”
·“按这个时间安排完成任务你有什么困难吗？”
·“我们能制定一些可行的中期目标吗？”
·“我认为你能胜任这项工作，是吗？”
·“我相信你能在（日期）之前搞定，你可以吗？”
在这里记住这一点：
这就是为什么用流程表去追踪方案实施的每一步是非常重要的原因。（关于流程表会在以后的章节中详细介绍。）
突发事件影响工作完成进度怎么办？
即使最可行的、公平的、别人自愿接受的时间安排也不能避免实施过程的突发事件。可能突然有更为重要的事情要做，我们不得不放下手头上原本进展顺利的任务，而原来完美的时间计划现在却变成了一个麻烦的拖后腿的因素。似乎一切都转眼间脱离了正常轨道，你都不知道接下来该如何进行。
这里有十个让你工作转回正轨的选择，选择任意一个重新掌控你的工作进程。
1．重新协调时间安排。也许所有你要做的就是把原来的时间安排稍微推迟一些。你可以去找项目的总负责人，要求延期。这样做是完全合理的，因为你这么做也是由于情况所迫。很可能这时你就能知道原来要求的最后期限是真正的最后期限还是其他人的人为要求。时间期限延长了，你就能把原本落下的工作赶上来，重新控制局面。
2。对时间安排进行内部修改。如果你已经严重落后于原定的进度安排，那么认真查看你的流程图，看看能不能找出两个进程之间的缓冲时间以拿来应急，或是有哪些步骤可以合并或者缩短时间。例如其中某项任务是邮寄起草方案，为了节省时间你可以晚上去寄，或者采用传真或电子邮件的方式。
3。删除不必要的项目。在你的方案中有没有这样的项目：看起来不错但是没有多大意义的？是时候把它们删掉了。这个项目需要做到这么大吗？也许可以减小它的规模。就算方案做的不那么精致，剪掉那些只起修饰作用的东西结果还是一样的。
这样做对那些完美主义者是非常有用的。这些人一旦有足够的时间就会增添许多不必要的细节，而这些常常就是导致任务不能按时完成的主要原因，它们实际上就是一种拖延的形式。为了让这些完美主义者们一开始就放弃这些不必要的细节，最好的办法就是给他们安排非常紧迫的时间。重中之重在于确保这一项目不偏离主题。
4。扩展你可以利用的资源。你现在都拥有什么资源？还能找到其他人帮忙吗？还有更多的设备、更多的资金或更好的主意吗？有的话又会有什么不同呢？在这个项目上已经投入了大量的时间和资金了，再多投入一些又何妨呢！例如：建筑公司在承包之处会有这样的协议：如果在规定时间里不能完成，建筑公司就要受到相应惩罚。
相反，它也可以是一种奖励方式。西雅图在修一座被暴风摧毁的桥时，答应每天给建筑公司18000美元，只要他们每天都能完成当天的工作量。这个数目是根据这座桥不能正常使用所造成的损失计算出来的。
5。寻找替代。在你的方案中有没有看起来不太可能实现的项目？有没有其他可行的办法代替它呢？这样做会影响你方案完成的质量吗？
很多新产品其实就是他们前任的替代。3－M指示胶带纸的问世就是一个很好的说明。其实3－M指示胶带纸只是比从前的胶带纸更具粘性，但是它却价值百万。
6。可选择的其他办法。方案在某个地方被困住了，想一想有没有其他什么方式解决呢？有没有其他可以选择的资源或是人选帮你完成？也许有一个供应商一直寻找机会想要和你合作呢？你的供应商什么时候能把材料提供到位？这些材料是不是已经在他们的库房里了？你是选择等他们送呢还是自己去运？
罗杰·凡·欧克在自己的作品《踹出一个金头脑》中就解释了寻找其他办法的深刻哲学。你怎么知道你现在的办法就是最好办法？也许再想另外一个会比你现行的方案好很多呢！
7。先接受一部分。假设你想要10000个信封，但是由于供应商当时没有10000个，所以无法给你供货。与他们联系，弄清楚他们现在库存是多少，2000吗？好，那就先要2000个，这样你们就可以先用这些做你们的事情，同时也给了供应商时间去赶制剩下的部分。
8。奖励。人们都喜欢被奖励，这一点为我们的方案能恢复正常提供了可能性。不管是我们自己还是其他人都会在奖励的刺激下以百倍的精神重新投入到项目中。在“胡萝卜”的激励和刺激下，什么事都有可能完成。
9。惩罚。同理，惩罚是另外一个有效因素，有时为了避免坏结果的驱动力比追求好结果的动力还要强。与其他人合作应该仔细思考奖惩问题。每年的4月15号就能给我们很好的启示。想一想那天直到深夜还排在税务局门口等待退税的长长的队伍吧。尽管按规定，提前退税可以更快获取偿还金的便利，但是一大部分人还是等到挨罚期限前才肯去交退税。
10。竭尽全力。如果这个方案完成与否对你来说有生死攸关的重要性，你该怎么办呢？认真思考衡量以上建议，结合自己的情况选择适合的办法。
如果能对方案的实施进程做到合适的追踪和控制，那么就算遇到再大的困难也都能克服。假设你是美国太空总署负责一项航天飞船项目的科学家，你要负责飞船的着陆事宜安排。你可以随意调遣太空署所有的人和资源；你派谁去干什么他必须服从安排，无需你亲力亲为，你要做的只有一件事，那就是在飞船着陆前做好规划，这个规划要考虑到安全着陆的方方面面，并将其贯彻执行。
看起来很简单是吗？可实际上你要考虑的事情可多了。天气变化、千里之外的飞船轨道、宇航员的选择与训练、飞行过程中要做的实验、着陆地点的选择、人员和设备的配备问题、发射火箭的选择，除此之外你还要组织好记者和参观人员，这么多的事情难道还不够你忙的吗？
不过这些还只是保证飞船安全着陆所需的庞杂前期准备工作当中非常表面，非常简单的工作，还有其他细节的事情，要使所有准备工作按部就班，所有人员协调一致的工作，只有所有这一切都正常运作才能保证这个太空飞行计划成功。考虑到这些，估计还没等到开始你就要急着辞职了。所以我们应该向太空项目的负责人致敬，因为组织协调整个项目计划让其成功实现实在不是一件容易的事。
测评：工作流程表
根据自己的情况选择对应的数字：3同意；2不确定；1不同意：
同意不确定不同意
我清楚我负责的项目进展到什么程度了。321
我能很轻松的与别人讨论工作和时间安排问题。321
如果项目进程落后于时间安排，我知道问题出在哪里。321
如果时间安排上有问题我一般能提前意识到。321
我会根据工作流程表来制定计划。321
在做计划时我会考虑从前的经验。321
我会在各个计划安排之间留出一段缓冲时间以备不时之需。321
计算分数
19分以上：你的方案计划总能完成！
13—18分：大多情况下你能按时完成任务，但这里多少有些运气的因素。
13分以下：基本上不能完成计划，在你身上投资是没有任何希望的！
工作流程表的作用
用流程表来追踪控制方案实施情况益处多多：
·表明各子项目之间的关系。一张图示要比上千字的描述更加清楚明了。图表可以非常直观地为我们指明为什么某一步骤重要，它与总方案的其他方面有什么联系。没有这样一个流程表我们很难做时间安排并解释如此安排的必要性。
·用来与他人沟通。时间安排和人员组织的重要意义在流程表中都有体现。一旦看过流程表，人们就知道自己所负责的工作在整个表中所处的地位，进而明白自己为什么需要在规定时间内完成自己的任务了。
如果你的同事或上司突然要求你把这个方案提前一周完成，不要和他争论，但也不要接受，这个流程图就是最好的武器，它能帮你说清楚所有该说的。如果非得按照新的时间期限完成，那么有其他什么特许吗？哪个项目可以推迟完成？“我也想提前7天完成，但您能告诉我该怎么样安排时间吗？”这是一个很好的沟通协商机会。
其他好处还包括：
·帮你监理步骤复杂的大方案的实施情况。如果每个步骤在流程图中都有标出，那么我们就不会在不经意间忽视某个细节了。也许只有一个人知道所有该做的事情以及如何去做，这个人手里的总流程图是不会放过任何一个细节的。
·化整为零，方便组织安排。你不可能把一整个任务都交给一个人去做，但是有这个流程图把方案细化到某个具体的步骤，你就很容易据此做出安排了。此外，流程图还能显现出某个任务的价值与地位，这样你在委派任务时就更容易，只需让他们认识到自己所从事的工作在总方案中的重要性就可以了。
·帮你在出现问题时能很快找到症结所在。不要再出现这样的情况，一旦有紧急状况发生你便慌了手脚，所有的人力物力都转向处理新情况，扔下原来的方案不管。其实只要你有规划良好的流程表，大麻烦就不会来找你了，即使来了，你也能应付自如。
·帮你明晰时间期限改变的后果。如果一项工作比原计划推迟两天完成会是什么样的结果？查阅流程图，这会带来麻烦吗？是发生在关键时刻吗？有没有其它解决办法？这些你现在都无需去猜测，流程图能很清楚地告诉你。
有流程图在手就不会发生最后日期快到了却发现要完成的还远远没有完成的情况。实际上，在完成某个方案之后应该回顾一下总流程，分析在此过程中哪里出现过问题，为什么会如此，有了这些经验，此后再做项目你会做的更加完美的。
小提示：最初几次做的流程图可能会有很多缺点，因为你之前从来没有经验，时间的安排也是在猜测的基础上得出的，难免会有差错。这就是为什么项目完成之后要认真研究你的
