8小时+从优秀到卓越的效率法则-第2章
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·排除干扰。你的一天原本都按计划顺利地进行着，但是电话忽然响了，或者突然来了一个不速之客，这样你的工作效率瞬间大打折扣。这样的情况在很多时候是可以避免的；如果实在无法避免，那也必须得到有效控制。如果你有这样的问题，那么你可以在本书第八章找到解决办法。
·盯住项目/最后期限。你是否有过这样的经历，某天猛一抬头忽然意识到最重要的项目三天后就到期了……而手头还有三个星期的工作量等着你完成？专业人士侃侃而谈各种流程图，却找不到一个有效的办法给你？如果你有这样的经历，那么本书第十章就是你需要的了。
·提高会议效率。会议室是唯一一个“分分钟必守，数小时浪费”的地方。无计划、不必要的会议加上错误的与会人员每年要耗费几百万个小时，浪费几十亿美元。而有计划又必要的会议则通常会因为准备不足或后续不到位而变得低效。本书第九章介绍的有效会议计划会告诉你如何让会议时间变得有价值、有成果。
·消除拖延陋习。把今天该做的事拖到明天是人们普遍会犯的毛病，而这种毛病在工作和生活中都会极大地损害效率。人们经常把时间耗费在不重要的活动中，而真正重要的工作却没做。如果你现在就想解决这个问题，请翻到第七章。
·平衡生活，减少压力。这是大多数人最终要达到的目标。随着外界压力越来越大，随着工作节奏不断加快，你正确抉择的能力……平衡生活的能力……处理压力的能力就成为存活的关键因素了。如果你感觉生活的节奏快得让你无所适从，如果你发现你的时间根本不够用，那么请久久第十二章。把每一天都当成享受而不是负担。
熟悉以上所提的每一项对于自我管理/效率提高计划都至关重要。高效的新习惯需要随着时间一点一滴而循序渐进地培养。其实每个人都知道这一点，但是很多人仍然一边说着需要做改变一边又重复着自己旧的习惯。
人们感觉到的压力大部分来自于他们没有按照自己的安排去做。他们答应变得有条理起来，但是又没做到。他们开始做一大堆项目，却只完成其中的两项。自我管理就是要缩小说与做之间的差距。效率是和完成紧密结合的。这两者又都需要行动和坚持。请铭记：
开始并不重要，重要的是结果。
坚守你的承诺
你是否曾经投入一个项目并决心做一些改变……然后遇到了障碍？你就耸耸肩，说：“唉，不行了。”然后又回到旧的、令你感觉舒服的方法去？
你是否给过新方法以公正的尝试？很可能没有。仅仅因为你遇到了挫折就放弃是毫无道理的。如果你的孩子遇到这种情况你会怎么对他说？你是不是会说：“刚开始没成功没关系，再试试”？那你为什么要说：“我开始没成功，所以我放弃了”？
或许你会想：“想法很好，但实际操作起来就是不行。”想想这里面的逻辑。如果实际操作不行，那就不是个好的想法了……那就只是幻想了。
坚持住。想办法对付它。根据你的具体情况修正它。
尝试新事物会让人手足无措。这很正常。但你想把它做好。你想正确地完成它。你想现在就做。记住金克拉的话：
“任何值得正确去做的事都值得异常投入地做，直到你学会了正确把它做好为止。”
继续做下去。继续尝试。大部分好点子在刚开始实施时都不那么令人自在。
本书包含了大量好点子。很多这些点子要求我们不按寻常规矩出牌，并且有很多点子看起来会很难做。刚开始时你可能会犯些错误，并且有时还可能会出现退步。这些都是正常的，它们是学习和改变的一部分。你只需坚持自己的承诺不放弃。并且请记住：
要达到任何显赫的目标，你都必须离开你的舒适区域。
十条建议让你迅速开始改变
要让自己保持动力成为有条理的人并非易事。永久的改变总是需要时间的，并且在尚未看到结果时保持前进的动力是很难的。所以很关键的一点是我们要迅速开始，并且先做一些可以让自己看到或感觉到目前效果的事。你需要获得成就感，并且要感觉到你所付出的努力确实是有回报的。每隔一段时间你要迅速改变自己的动力。
毕竟，这不也是很多人习惯在每天结束时划掉“待做事项”中某些项目的原因吗？划掉那些项目可以给你一种你迫切需要的进步感觉…并且推动你继续去做清单上其他的项目。你是否有过这样的经历：一天结束时回顾清单，结果发现自己做了大量清单上并未列出的事情……然后你把它们也写下来，这样你就又把它们都划去？这就是你在继续走向永久改变的征程上所需要获得的成就感。
以下是一系列你可以立刻去做的事以迅速开始你的条理性改进进程。你也可以在本手册的后面找到更详细的解释和一些基本原理。
1。首先，彻底“清空”大脑。列出一系列在你大脑里盘旋的未完成项目…不管大事小事。大脑在记住这些项目时会浪费大量时间和精力。要使“清空”大脑的清单有效，就必须确保清单的完整性。去列满清单吧，不管需要花费多少时间。
·项目清单—所有正在进行的项目。
·下一步行动清单—把完成所有有效项目所需的下一步骤列出来。
·等待清单—记录下所有必须依靠他人完成的项目。
·日历—具体行动的日期、时间。
·某天/可能事项清单—所有还需考虑的任务。
以后可能还会想到别的项目，只需把它们简单添加到清单上。不要担心主次排序。你现在所要获得的只是一些精神呼吸的空间。如果某件未完成的事项已经列在“清空”大脑清单上了，你就不要再去考虑了，等到了时间再去做。
2。建立“今日难题”文件。
3。彻底清理书桌。迅速浏览每个项目。不要逐字逐句读…那样的话你永远也读不完。智者曾经说过：“识字的人永远都不能成功地清理好办公室。”我们要避免这样的结果。
·如果是待做的项目，确定好行动日期，在右上角注明，并且放到“今日难事”文件里。
·如果是要归档的文件，放到“待归档”文件袋内（而不是放在书桌或总档案里）。
·如果那是别人的文件，放到别人的书桌上去。
·如果是不确定的文件，把它丢开。
4。把参考和阅读分开。你不可能阅读所有的专业杂志、书籍等等。把那些你需要将来用作参考的杂志存起来，并且只把你近期要用的杂志放在阅读文件内。
5。不要将总档案放在桌面上，也不要将它放在你能看到的地方，最好不要放在办公室里。
6。制定两分钟法则。每次遇到两分钟内可以做完的事，请马上去做。
7．打电话时请站着。
8。每天早晨请先做最重要的事。
9。找出你的最佳工作时间，避免自己在这段时间内受外界干扰。
10。重新定位你的压力水平。记住以下这些小常识，避免让你的肾上腺素达到最高水平。
·看看窗外。坐在窗边的人比其他人患头疼、腰疼和精力衰竭的概率低23％。
·户外运动。研究表明习惯在户内做运动的人比较可能坚持不下去。
·减轻你的运动强度。运动强度和心理健康获益之间没有必然的联系。
·运动之后请放松。躺好，闭上眼睛，让精神游移片刻。运动中释放的脑内啡可以使你保持20分钟左右的初始轻松状态。等你起来回到正常活动中时，你会进入第二阶段的状态——精神焕发，随时准备解决任何接下来遇到的问题。
·改善心态。纠缠于问题，尤其是无法人为控制的问题上只会增加你的压力。接受你无法改变的事实，继续前进。笑对生活的荒谬。
这样你就应该可以开始了。但是，这些让你快速起步的建议并不能让每件事都受你掌控……不过它可以让你在详细学习本手册时快速找到提高的重点。
要点小结
·如果你想管理和组织好首要任务，就必须先学会管理你自己。
·承认并接受你无法掌控的领域；关注你可以掌控的领域，并且采取行动。
·你已经拥有足够多的时间，不会再有更多了。
·你无法节约时间，而只能消耗时间。把时间花在回报率最高的地方。
·工作时间太长会降低甚至消除你的效率。
·如果能更巧妙地工作而不是一味蛮干，你可以获得更高的劳动成果，同时也更轻松。
·尝试把本手册里的每一个想法都应用于你的个人实际。
·成功的自我管理来自于形成良好的个人习惯并让这些习惯指导你，给你自由。
·形成新习惯或消除旧习惯需要30天有意识、间隔的反复行动。
·如果事情进展不顺利，可能是很多常见的效率杀手在起作用。
·找出你的弱点，并做出计划在那方面形成新习惯。
·新习惯都很脆弱。新习惯的形成需要毅力。
把自我管理办法运用于实际生活
你能怎样最好地管理和组织生活中的重要事项？
要养成新习惯，你应该怎么做？要花多长时间？
养成新习惯要执行哪三条准则？
你什么时候开始？你是否对自己的毅力做出了承诺？
制定一个30天的行动计划。30天后重新审视自己的进步，然后修正计划。
我对于自我管理的想法 第二章 基本组织法则
一般人要把自己的效率提高50％都是非常有可能的，且不会影响健康状况。
………沃尔特·迪尔·斯考特
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原则一：细微边界法则
把它写在你经常能看到的地方。让这个法则成为你的一部分，自动变成你思维过程和你行动的一部分。运用它来全面理解成功和失败、高效和失落、快乐和痛苦之间的细微差别。
就是这样。简单但是极其有效。一个关于赛马的故事能很好地说明这个简单的小观点。
在三冠王系列赛（马龄3岁）中，任意一匹赢得全部三轮比赛（“肯塔基赛会”、“普力克尼斯大奖赛”、“贝尔蒙特大奖赛”）的马都能获得500万美元的奖金。若没有一匹马能赢得所有比赛，那么在三轮比赛中获得最佳战绩的那匹马还能赢得100万美元奖金。
在1989年的系列赛中，有两匹马——“沉默星期天”和“逍遥者”明显遥遥领先。“沉默星期天”在“肯塔基赛会”中轻松夺冠，而“逍遥者”则在“贝尔蒙特大奖赛”中拔得头筹。在这两场比赛中另一匹马都是排在第二。所以，结果怎样就看最后一场比赛了——“普力克尼斯大奖赛”。
在这场比赛中，“沉默星期天”和“逍遥者”从起跑到终点都跑得飞快，把其他马远远甩在后面。最后由摄像判断，“沉默星期天”以微弱优势赢得了本场比赛（还有奖金）。第一名的奖金是70万，再加上总成绩奖100万就是170万美元了。第二名的奖金则是7万美元。
“沉默星期天”所得奖金是“逍遥者”奖金的25倍！难道说“沉默星期天”比“逍遥者”要好25倍吗？很难说。在五周三场比赛中大概跑了4英里，其中一匹马比另一匹也就强2寸左右。差别几乎是难以辨别的，但是最后的收益却相差了25倍！
这就是“细微边界原则”。小改变，长时间。或者再多加一点训练。或者再多加一点好的规划方法。或者只是一个小习惯的战胜。或者是所有这些，或者还有别的。每一项似乎都微不足道，但是加起来，优势却是不可思议的！
这也是本手册承诺要达到的主要目标。如果你能区分出这些小差别，有恒心、有毅力地坚持执行，收益会像滚雪球般增长！
当然你不一定要更加努力。很多小步骤同时加起来就变成了聪明。大部分人在开始实施时间管理改进办法时都试图释放出大块时间，但是一旦失败，就沮丧地放弃了。专注于小改变，等待累积效应会更简单，更有效，并且不那么令人沮丧。
因为有了“细微边界原则”，所以每章结束后，你都可以花点时间去反思刚刚提到的观点。把它们整理清楚，找出关键信息运用于实际情况，这样来利用“细微边界原则”获得效益。在每章结束后预留的页面上把这些观点写下来。
原则二：80…20法则（帕累托法则）
在组织和管理好主次任务方面，我们还可以用另一个法则来达到改变的目的，那就是帕累托法则，也叫做“80…20法则”。
维克多·帕累托是20世纪初意大利的经济学家、社会学家，他研究意大利的土地所有制。他发现80％的土地都被少于20％的人所有。他又研究了其他一些人们拥有的东西（包括钱），结果发现了类似的情况：所有被测项目的80％以上部分总是被20％甚至更少的人所有。
这个法则已被经济学家普遍接受，并且他们大部分人都同意以下看法：如果把全世界的财产平均分给每个人，最后80％的财产还是会被20％的人所有，这只是个时间问题（并且时间不长）。
本书不是关于经济学的；但是涉及到时间管理和工作效率的提高这些问题，这个原则同样被证明是正确的。
你是个销售人员吗？公司超过80％的销售额通常是由不到20％的销售人员获得的。你是个经理人吗？你要处理的问题有80％可能是由你手下20％的人造成的，但是去处理这些问题却需要你花费和所有人相处时间的80％。
你是个义工吗？如果是，你可能知道80％以上的工作是由不到20％的人来完成的。
你在工作中要和许多人一起合作吗？是不是至少80％的效益都来自于20％的人？谁是这些能带来效益的人？认出他们，这样你就已经做出了主次决定！
看看你的项目和活动清单。大约20％的重要项目能带来你整个工作成果的80％。并且在很多情况下，你工作的头20％时间会带来你所有效益的80％。80…20法则所揭示出来最令人惊讶的事实在于反面：如果20％的活动能带来80％的收益，那剩下80％的活动加起来也只带来20％的收益。多么浪费时间和精力啊！
当我们谈到这一点时，最常见、最大的成功障碍就是完美主义。最后10％是否真的值得？在有些情况下是值得的，但不是经常如此。时间管理专家艾力克·马肯基这样写到：“我训练自己做更多的事情，而不是把真正重要的事情做好。”
做事是我们人生竞技的名称。你做的事情越多，你的工作效率就越高。但是我们有些人却总想着怎样把少数“真正重要的”事情做得更好一点。你必须学会反问自己：是不是已经做得够好了？是不是真的有必要再在这个项目上花费更多的时间和精力？如果把我的时间和精力放到其他地方是不是会更好？
什么活动能给你带来最大的“时间投资回报率”？当你把这些确定以后，你就可以把精力专注在上面以获得最大效益。
大部分人承认80…20法则是正确的，但却不清楚这个法则的真正意义。这个法则只是说一个人（或一个项目）能获得或带来4倍的效益吗？不，这个估计还过于保守。
假设五个人坐在一张桌子上吃一块切成五等份的馅饼。如果按照80…20法则来分配的话，其中一个人最后会得到五块中的四块，而另外四个人则只能得到剩下的那一块。第一个人所得的利益是剩下四人中每个人所得的十六倍。那四个人中每
