8小时+从优秀到卓越的效率法则-第6章
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其实重要事情和紧急事情之间有着极大的差异。“重要”，字典里的解释是“重大并且会带来深刻影响的事情”。而在“紧急”这个词条下，我们可以看到“迫切”、“紧迫”这样的解释。“紧急”的词条下根本找不到“重大”、“深刻影响”这样的解释！我们必须关注的应该是那些重大并且会带来深刻影响的事情。如果你的精力主要都投入到“迫切”和“紧迫”的事情上了，那么你的精力就投错了方向！
第一象限：紧急且重要的。这些是生活中的危机。你一整天都在“灭火”是，灭的就是第一象限这样的“火”。你在处理的事情重大、会产生深刻影响，并且很迫切。这些问题需要解决并且必须马上解决。这里花费的时间叫作“反应”时间。你所认识的人中80％都把时间耗费在这些事情上。他们所有的努力和工作只占最后完成工作量的20％不到。
第二象限：重要但不紧急的。这些项目很容易被推迟到第二天再做。它们会带来深远的影响但目前不是很紧迫。这一类项目包括维持、预防、成长、机会发展等等相关的事情。这些项目都是需要去做的，但通常会被延迟到某个不确定的“明天”。结果，明天永远遥遥无期。这些重要但不紧急的任务会被人们忽视，直到它们跳出第二象限加入第一象限，变成当前的危机。
在事情还处于第二象限时投入一小部分时间可以避免事情发展到第一象限时所需花费的大量时间。“一盎司的预防相当于一磅的拯救。”这就是积极促成事情发生的一种做法。之前说到20％的活动能带来80％的结果，这就是那20％的一部分。
第三象限：紧急但不重要的。这些项目急需你的关注，但在你的主次任务评判中它们却不怎么重要。很多时候，这些其实是别人的问题。你是否曾经发现自己在做的事情本来是应该由别人去做的？当别人叫你去做他们自己该做的事情时你是不是会觉得很难拒绝？如果是的话，你其实是把时间浪费在第三象限了，而其实你把这些时间投入到第二象限去会更好。
第四象限：不紧急也不重要的。这一类事情包括那些琐碎、每天重复进行的项目，它们会浪费你的时间，但却不能推动你朝着自己的目标前进。你是不是曾经提早一个小时去上班，想赶早赢得主动权？你冲了杯咖啡，走向自己的办公室。路上，你碰到一个也是提早来上班的同事，于是你们攀谈起来，相互讲了讲自己前一晚都干了些什么。后来你终于回到自己的办公室了，坐下后却发现咖啡杯又空了。于是你又起来去冲咖啡，然后又开始了刚才的循环。那一个额外的小时你都干了什么？你没有投入到第二象限的活动中去，却把时间浪费在了第四象限的活动上。
有效计划可以帮助你最大限度地减少浪费在第1、3、4象限活动的时间，而让你把最多的时间花在真正重要的事情上。要实现这个重大的转变需要四个步骤。
第1步：找出你生活中浪费掉的时间，把它们有效利用起来。这会让你拥有更多时间投入到第二象限的活动中去。（详细内容见本书第7、8章）
第2步：为了保证自己的时间，学会对别人的要求说不。（见第6周）
第3步：找出什么是真正重要的。哪些是首要的任务？你能把这些任务再按重要性排个序吗？（参见第5章）
第4步：坚持一个能让你有效利用黄金时间的计划。
假设明天对你来说会很棒，在天黑之前你就把清单上的所有任务做完了。接下来你该干什么呢？不要让自己被工作吞噬得忘记了其他东西，记住人对奖赏的最基本需求。完成清单上的任务后，花一点时间享受成就感，那对你的心理健康和生活幸福来说非常重要。奖给你自己一杯咖啡，或者去活动几分钟，或者看一篇自己感兴趣的文章。然后再考虑清单上应该列什么新项目，重新开始行动！
让你的黄金时段最有工作效率
没有谁的精力水平是全天一样的。每个人的精力都有好差之分，而这种差别对每个人来说发生的时间又是不一样的。人们经常说的话中，有些可以反映出他们对自己和身边的人有基本的了解。你可能会听到别人说：“我是个适合早上做事的人，我喜欢早起，然后迅速行动起来。”你可能还会这样说别人：“她是个夜猫子，越到深夜，她就越有精力。”
这两句评价中都有一定的真理在里面。为了有效地利用好现有时间，你需要首先好好看看自己和自己的习惯。你知不知道黄金时段是什么？你自己的黄金时段又在什么时候？用下面这张工作单来找出答案。就算你感觉自己已经知道答案了，也花几天去填好这张工作单吧，它可以帮助你确认你的估计是否准确。
工作单——你的个人黄金时段
说明：把一天按每两小时一个时段划分，最后整合起来，你就会从中发现很多东西。在下面的表格中，每2个小时的时段内，选出最符合你情况的空格，画上X来表明在你每天的工作中，在特定时段内，精力水平是高级、中等还是低下。
精力水平6…8am8…10am10am…12pm12…2pm2…4pm4…6pm6…8pm
高级
中等
低下
一天的时段
一旦你用X在合适的方框里把这个表填满了，就可以把各个数字在曲线图中用线条连起来，这样就能看出你一天中精力水平自然的起落变化。有些时段可能跟你工作的核心8小时不一一对应。在你工作开始和结束的时间那画上垂直线，你就可以看出你自己有多少精力投入到公司付你工资所计的时段里了。
现在，在高精力水平的时段里选出你觉得可以投入最大精力和注意力的2小时。这就是你的黄金时段，在这段时间里，你的生理或心理状况是最佳的。正式的研究表明，很多人内在（生理）精力和外在（心理）精力最可能汇合的时间在上午10：30。非正式的调查表明大概80％的人在上午工作状态最佳。
我们的理念是要在你的个人黄金时段里去做最重要的事，并且这些事情需要你投入最多的精力、最大的关注度。
一旦知道了自己的黄金时段出现在什么时候，你就必须去做这三件事：
尊重你的黄金时段。不要做鸡毛蒜皮的事。不要让自己在这段时间去整理文件、清理书桌，或者跑去喝咖啡休息，因为你这样是在推迟开始那个重大艰难的工程。强迫你自己保持状态。
保护你的黄金时段。事实上你要把这2小时从你的日历中单独拿出来，不要让无关紧要的事情挤占这段时间。把电话调成语音信箱模式，关上房门，或者贴个字条表示你正忙。不要让别人浪费了你这最珍贵、最有效率的2小时。
指导你的黄金时段。把一天中最重要的事情、需要你投入最多精力和最大关注度的事情安排在这2小时内。
在你知道什么是黄金时段后，可以改变它吗？可以！有时候你的黄金时段可能跟身边的其他人不合拍，或者你的黄金时段不在工作时间内。改变是可以的，因为你就是由长期以来形成的习惯所塑造出来的。习惯可以形成，也可以改变。
你的黄金时段是不是出现在下班后？早上是不是总有各种各样的麻烦？在这里，那你可以试试改变一下睡觉时间和起床时间，结果可能会截然不同。你可能不想一下子把全部都改了。试着把睡觉和起床时间同时往前推30分钟，调整自己去适应。这样坚持做四次，你就已经把自己的睡觉模式改变了2小时。
提高效率可以很简单，就像有意识地把重要活动安排进一天中的适当时间，而不管你自认为有没有精力去做。经常这样做可以改变你的精力类型，因为新习惯会慢慢形成起来。
不管你的精力属于哪种类型，把一种习惯加入你每天的活动中就可以让你整天的效率、成就和精力都发生不可思议的改变，这种习惯就是：
很难做到吗？或许刚开始一段时间确实会很难，但是一旦你养成了这样做的新习惯，你就会惊讶地发现它可以为你的一整天带来多大的变化。
想想如果在一天刚开始时你就把最难做的事做好了会产生什么样的影响！当其他一起工作的人还在设法弄清自己所面临的状况，并考虑应该先做什么时，你却早已经开始处理那个艰难的项目并即将把它做完了。想到做完后可以获得的巨大成就感，你就会感到一股强大的动力，这样一切似乎都变得简单多了。这样你的一整天都会因为处理好了主要的项目而变得愉快、轻松。
记不记得某天你有一个棘手的项目等待当天解决，但是你却一直把它往后推？结果那变成了多么不好而浪费精力的事情！期望变成了焦虑，又变成了害怕，最后变成了恐惧。等到你终于决定开始去做时，自己已经筋疲力尽了。然后，你又觉得把事情再往后推一天或许会容易点，结果所有精力都耗费了却一无所获。
当然，一天中的头两个小时可能不是你的黄金时段。一旦你养成先做最难的事后，你会发现自己早晨的精力水平也上升了。而且，你会发现你原本的黄金时段还在，这样，到一天结束前，你就还有一次高效工作的时段。
每天最重要的15分钟
平衡一个工作日只需要15分钟。每天从你的日历中拿出15分钟，用生命去捍卫它，
它比你清单上的任何其他活动都更需要你的保护。用这15分钟和其他你所拥有的计划工具
去让每一天都变得目标明确、意义非凡、方向清晰、成就斐然。
很多人把一天的头15分钟作为这个一天计划的时间，但我们还是推荐你选用头一天快结束时去做这件事。这样会有三大好处：
你可以战胜惰性，动力十足。因为你全天都在工作，非常清楚自己已经完成了哪些项目，还要继续努力做什么，所以你的想法会非常清晰而新鲜。
在一天的最后去做这件事会给你一种完成的感觉。你做完这15分钟的计划后，就可以带着一种真正完成的感觉下班了，因为清单上最后一个项目都已经做完了。这样，你就可以不用再盘算着第二天上班要做什么，而是可以尽情去享受自己的空闲时间，晚上也能睡个好觉了。
在一天的最后去做计划可以让你明确第二天最重要的任务是什么，还可以在第二天一早就目的明确地立刻投入到那个项目中去。当其他人还在努力找出自己的首要任务或者在休息室里冲着咖啡时，你却已经高效地进入工作状态了。
就算过了一晚上又有新项目降临，你也可以在第二天花更少时间把新信息加进去，而不用从零开始了。
大幅效率的提升就来自这每天的15分钟。请你每天都明智地用好这15分钟。
工具
我们每个人都会有大量工具可以使用来实施我们的计划。因为工作性质的差异，我们每个人使用这些工具的方式可能千差万别，但都会从中受益。本节的基本要点是：
备忘日历
每天你都会对别人做些承诺，然后可能会把这些承诺写进备忘日历里。
你有会议时间表吗？和一位商务助手共进午餐？拜访一位客户？一趟飞机起飞的时间？把这些都写进日历里。当然，选择一份纸质的日历还是电子日历就看你自己的选择了。
我们可以使用的工具林林总总。我们可以从美国富兰克林时间规划公司、DayRunner、Day…Timers（Day…Timers成立于1947年，为用户提供上千种组织和时间管理工具，使用户的工作、家庭、学校和活动的方式更简单。）、Time/Design里找到最全面的纸质日历/计划系统。衡量一下自己的情况，选择一个符合你具体需要而又最简单的工具。
清单：两套体系
体系#1：传统型——每日必做和要务清单
在每日必做那个清单上，注明你在那天要完成的具体项目和活动，把它们按主次分好类（第5章会有更详细解释），并且你在完成一个项目后就可以很方便地把它划去。
再看看你的清单，如果有的项目是该由他人完成的，那就把这些项目分配下去，再从你自己的清单上把它们划去。任何有具体时间限制或最后期限的东西都可以放在这个日历上，包括你一天黄金时段的活动和初始时刻的活动。做完这些后，你就可以根据时间和项目的重要性去安排自己要进行的其他活动了。
根据每项活动所需的精力，把它们分别标上高等、中级和低下，并且根据自己一天的精力水平规律来安排时间。不要把自己的黄金时段浪费在例行查看邮件上，也不要在精力低下的时候写本月最重要的信件。
根据你自己的意愿给每个项目都实际地分配好时间，同样要参看你的精力水平规律。如果你按照这个办法去安排时间，那么这些项目也可以放到你的日历上去。
看着时间保守地估计一下每项活动需要的时间，这样你就可以做出一个现实、有操作性的清单来了。
虽然每日清单看起来非常简单，但是人们还是会犯两种常见的毛病，这样就极大地消弱了清单的效用。
1．不现实的时间安排。
一定要确保你的清单上所列活动可以在时间允许范围内完成。要做到这一点很简单，你只需估计一下每项任务所需时间，然后在清单上写上所需时间。与其看着一份不现实、完成不了的清单垂头丧气，还不如等自己把清单上的所有项目都做完，然后在剩余时间里再加上新项目。
2。分析日历漏洞。
你一天工作8小时没错，但是这8小时并不一定是你全部的办公时间。你的日历上已经有了什么项目？如果你已经安排了三小时的会议和会客活动，那么你就没有八小时用来办公了。所以，分析一下你已经安排给别人的时间，现实一点。
要务清单就像是一个“项目仓库”，你可以往里面储存很多项目——那些你知道虽然不
能马上做但迟早还是要做的事。
把你的要务清单分成两类：工作要务和私人要务。任何时候当你想做某事或者突然意识到要做某事时，立刻把它写在合适的类别下面。然后，你在计划第二天要做的事时，首先看看日历确定你会有多少办公时间。接下来，看看前一天的每日必做清单，要么把那些没有完成的项目加入今天的必做清单里，要么把它存入“仓库”里，如果你今天不想再做的话。
然后看看你的要务清单，把你想在今天做完的事加到每日必做清单上去，做好现实的时间估计。一旦你把某项活动从要务清单移到了每日必做清单上，就把它从要务清单上划去。这样，你就只需要在一个地方记这件事了。
为了让你的要务清单保持在可操作的规模之内，请用三个环的活页本来记。把清单分成工作类和私人类。如果某页上面的项目几乎都已经划去了，就把这一页拆下来，把还没做的项目写在当前页面上，而把拆下来的这页放到不活动区。
把完成的页面保存起来可以给你提供动力和反馈信息。这些页面代表了一系列你所取得的成就，并且还是一份最新的摘要。这还可以给你提供有用信息，告诉你在不影响原有工作量的情况下，你都做了多少额外的事情。当你接触新工作时，这个清单可以提示你完成那个任务需要采取哪些步骤。
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