哈佛管理技能培训教程-第157章
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23。准备些可在等待中做的工作
大家都知道，去银行或行政机关，即使只存笔钱，从文件送入窗口到处理完毕，仍要花上相当时间，既然如此，为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待？如果预先准备一些工作，等待的时间就不会浪费了，一样可以有效地加以利用。
比较好的处理方法是，先送出必须处理的文件，在处理完毕之前，先以电话处理好事情，如果还有多余的时间，就可以看看预先准备的书报杂志，比起不耐烦地等待着，这样更合乎效率原则。
24。按目的详细区分“用功地图”
由于工作的空档时间，你可以利用你所在公司附近的公共场所，好好地看书或查资料。正如前面所提过的，为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”，而且不单按目的大致区分，还更深入地细分化。
举例来说，用来完成文件的场所不只一个，如果是与外国有关的文件，就去外贸协会，如果是以地方报纸为资料的文件，就去图书馆。
25。先拟好采购单，可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时，都会先拟一张采购单。先拟好采购单，可以防止漏买必要东西，以免饭做到一半，突然发现忘了买某样材料，又得慌慌张张跑出去买，增加无谓的麻烦。
第三章 哈佛经理时间管理方案
一、“钟表时间”时代结束
“钟表时间”就是根据钟表所显示物理的、几何的时间。这如同一条直线，在本质上是没
没有深意的。一个人如果固执“钟表时间”，一生便只是规规矩矩移动的钟表一般罢了。但若能
将此舍弃，便另外拥有无从估计的另一种时间。
从“管理时间”到“运用时间”
“管理时间”的想法，在工商业社会里已经十分普及，对于工商界人士而言，也是耳熟能详的。
“每个人都平等地拥有一天二十四个小时”，这种平等拥有的时间，要如何确实有效地利用呢？这就是管理时间的基本课题。所谓管理时间，便是时间的P、D、S（计划、时期、观察）。
管理时间是为了以高明的方法活用时间，但在执行的过程中还有很多的问题。试列举出可想见的几点：①如何运用这被赋予的时间为其终始。②如何突破“钟表时间”。③只把时间当成是度量的一种而把它形式化。④不关心时间“量”的价值。⑤缺乏思想和理论的根据。⑥忽视时间的人性面。⑦无法分清生活和生命的关系。⑧无自管理者观点而人云亦云。⑨缺乏全盘的设想。⑩鸡蛋里挑骨头似的。克服这样的障碍，把生活与时间结合，才能充实工作、充分休闲和丰富人生，这才算是有效“运用时间”。
如何运用时间应有下列几点心理准备：
（1）在时间的运用上，不认为时间是被赋予的，相反的，要创造时间而予以扩张运用。
（2）运用时间在其思想和理论作为基准，以考虑到时间的问题及其运用技术。
（3）对人类而言，生活、时间之间以及生命和时间之间，应该予以充分地了解。
（4）运用、争取时间，将时间转变成自己的而加以活用。
（5）以增加、创造时间价值为目标。
（6）应用时间和个人的能力展现是平行问题。能有效运用时间的人也就是有能力的人。
（7）运用时间时要重视“TPH”（时间哲学）、“LPH”（人生哲学）、“LD＆P”（人生设计）等。当然，掌握与运用时间并不只是关系到单纯的自管理者。在工作和日常生活当中，也都有其适应之道。
（8）管理时间和运用时间是一体两面的。
你的时间是死的吗
你是否有过这样的经验：
毫无目的地看电视或阅读杂志，总觉得无意义，但仍继续地看（读）下去。就连广告也全
看（读）了。直到夜深，变得身心疲劳，才抱着棉被入睡。但是，第二天又重复着同样的事情…
…这到底是怎么回事呢？重复做这样的事，或是几个小时，或是瞬间，但其后回想起来，感觉非常空虚。
时间的死亡，事实上就是这个时候。如果时间有生命的话，你应该听得见时间临死前呻吟的声音。这不单只是比喻，时间真的也有生命，时间的死亡一点也不是不可思议的。
不仅如此，在管理者的人生当中，让时间流失、死亡的状况，是出乎意料地多。因人而异，这种状态会持续几天几夜，有时甚至到几年、几十年。因为时间是眼睛看不到的东西，人们无从察觉，而想到的时候，就会深觉可怕。
□ 当时间“死亡”的时候
时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢？在此试将典型的例子尽量列举如下：
①对于未来没有梦想和目标；②每天毫无目的地生活；③一切毫不在意；④感觉不到生活的充实、成长和幸福；⑤不具感性、欲望与热情；⑥精神无法活泼地运作，宛如死水一般；
⑦无法产生新的思考或创意；⑧对现状没有改变的欲想；⑨没有自己想要创造的冲动；⑩时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力感的情况；11丧失自信；12感到自己的心理或身体患病了，甚至有崩溃的感觉；13时常受任性或一时冲动的支配；14感到是在被流放的情形下生活；15顺着对方的说法行动；16和酒肉朋友来往，被他们牵着鼻子走；17过度沉迷于快活和游乐中；18做坏事或耽于坏习惯；19持续妨碍健康的规律生活；20每天的生活就是昨日的延续，毫无变化或起伏；21假日或闲暇时，什么事都提不起劲来做，只是呆然着；22只是为了打发时间地游玩；23始终和同样的成员做着同一形式的交际；24千篇一律地与人交往、千篇一律地行动；25千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒；26只因为责任所在而与讨厌的人来往；27完全不投机的人际关系。对对方采取不关心、不置可否的态度。由于空虚而令人感到受不了的沉默；28埋没在工作之中，以致失去自管理者；29每天在公司里重复着同样的工作；30只是义务感使然地做工作；31无意识地完成被赋于的工作；32毫无所思地机械性地工作；33工作之中没有创意；34工作或人际关系中，常感到痛苦；35工作或人际关系中，划地自限，或者采取逃避的态度。时间死亡的时候，人的精神活动也随之停止，人的成长会停止、甚至退步。时间的死，会对人的身心带来不良影响，而使它
衰弱；而且管理者常常有陷入这种状态的危险，这一点，确实令人害怕。
时间死亡的背后，每个人都潜在着根源性的问题或原因。例如：
生活意义丧失。
欲望薄弱，思想不活泼。
（3）埋没在工作或人际关系的被动状态里。
因此，追求时间，就是追究这些问题或原因，由正视这些事开始。
这样的日子你满足吗
在咖咖厅或餐厅里，有些年轻人，是朋友或公司的同事，他们都在毫无目的地看着书。
除了点东西之外，几乎不开尊口。
本来看书对“时间”来说，这些人是十分充实的，时间并未死亡。但相反地，他们的时间却都死了，因为：
（1）因为他们不关心对方，所以才埋头看书。
（2）不想听对方说话。
（3）没有和对方谈话的话题。
（4）不想和对方打开话匣子。
（5）对人际关系总是感到厌烦。
（6）为了逃避人际关系而读书。
（7）为了把自己关在象牙塔中，而假装看书。
这个时候，他们看起来就好像呆子一般。他们的时间是污蚀、停滞的。空虚地度过一分一秒，或是无为地让时光流逝。时间是死亡的。
没有感动，也没有兴奋的日子。只是被动的让宝贵的时光从身旁流逝而过，当然，失去的时光是不可能重返的。
所以，为了不浪费时间，对实际存在的时间，也就是有生命的时间应予重视，以免后悔。应在任何时间里都活得有意见。
幻想“时间对谁都是平等的”
如前面所述“一天二十四小时，谁都是被平等地赋予”这个命题已成为时间管理论的公
理。但事实不然，管理者认识的大政治家、画家或成功的音乐巨匠、文豪、学者。像罗马的凯撤大帝、日本的空海和尚、意大利的达·芬奇、德国的莱布尼兹、德国的歌德，以及现代分秒必争的铁腕经营者。他们在一天二十四小时当中，经手完成的工作量，无论在质或量方面，都是超乎管理者想像之外的，但同样拥有一天二十四小时的其他人，却不留下任何痕迹 可见就是一天二十四小时，也并不是每个人都被平等地赋予。同样一天二十四小时当中，二个不同个体所做的事情完全不同的例子，在现实中不胜枚举。
所以管理者就要寻求以“钟表”计时的一天二十四小时之外，是否还有另创的一段时间。 例如莫札特只活了三十五岁，但在他短短的一生当中做了六百首以上旷世之作遗留于世。而其他活了七十年、八十年的平庸音乐家比比皆是。
以实际使用的时间来看，莫扎特的一天二十四小时，他的每一分、每一秒比起其他平庸的音乐家，可说是更长。这个时候二人所拥有的时间是无从比较的不平等。
再以歌德和达·芬奇的成就比较。
歌德（一七四九——一八三二年），通过以诗、戏剧、小说为首的文学活动，产生了很多伟大的作品。在二十七岁任命为瓦马尔参议员以来，在政治界里也相当活跃，留下很多业绩，一八一五年被任命为国务大臣。在此之外，他进行绘画，还从事解剖学、地质学、矿物学、植物学、光学等自然科学的研究。在各方面都有卓越的贡献。在小说方面有《少年维持的烦恼》、《威鲁希勒姆、管理者的明星生涯》。戏曲方面有《浮士德》、《塔利斯的伊菲可利亚》、《大可夫塔》。此外尚有自传、论文作品如《诗与真实》、《色彩论》等。
达·芬奇（一四五二——一五一九），留下的作品数量虽然不多，但是其艺术成就却众所皆知。此外，他不只是一位艺术家，对于天文学、物理学、地理学、土木学、兵器制作、机械学、植物学也有相当研究，把文艺复兴的理想（万能的人）几乎完全实现。
他的绘画名作如：
《蒙娜丽莎的微笑》、《圣安娜与圣母子》、《最后的晚餐》（壁画），都是脍炙人口的。著
述方面有《绘画论》。科学方面多数的解剖学、空气力学的研究（对后来降落伞、直升机的发明，有启发的成就）。
因此，显而易见的是伟大的人、留下大业绩的人，是世上成功创造时间的人。他们不单只是使用钟表时间，还使用了最可贵的“人造时间”。
“他们有丰富的知识与才能，总之是实质的问题”，很多人都有此推托之辞，但未必如此。
反不如说他们为了把自己的人生发展到最高点，首先可能地丰富其秘藏的活时间，努力地开
发人造时间。
真正时间无法以钟表计划
举个最切身的例子吧！
搭乘下班巅峰时间的火车时，各色各样的人都有。
有个人集一天的疲劳于一身，手握吊杠的扶手，正在假寐着。
前排座位上，有位看似生意人的，也悠闲地假寐着。
另有一位握着吊杠的男子，正专心地阅读一本书。
对这三人来说，钟表时间当然一定是不断流失的。但是，流过三个人的心和身体的时间，其所演化的作用却不同。
十分疲惫的男子，好不容易才能手握吊杠打盹儿。头脑是真空的，什么也不想思考，只期望能早点到达目的地。但是，前面目的地仍很长。感觉火车的速度慢得到了无法忍耐的地步。对他而言，他的“时间”比“钟表时间”要长的多。他的时间是“痛苦”的。
相对的，对这位坐着睡觉的男子而言，睡眠是他心地最美妙的时候，头和身体都享受着休息。原本只打算小睡片刻，但睁眼一看已到了自己要下的车站了。他的时间如箭般一飞而过。
第三位男子就是完全投入这本书的世界去了。窗外的景色、周围的噪音或人声，完全没有干扰他。只是陶醉在书本中。他的时间是陶醉人的。
由上例可见，时间对任何人而言都是不同而且不平等的。
甚至同一个人，其生活时间也有很大差异，有气无力地混过一天和充满精力地工作、运动，比较起来即可明了。
春、夏、秋、冬四季，正如管理者所知，在物理时间上是相同的，但是实际上时间却大有不同。春天是快乐的，但令人有瞬间即逝之感。期盼下一个春天，却让人觉得老是迟迟不来。
总之，管理者都是彻头彻尾沉浸在实质性时间之中，这点必须好好铭记在心。
二、时间是有生命的
“活的时间”是不能以钟表来度量的。随着不同的生活方式，你的时间可以延伸或缩短。如果你的人生是充实的，你的时间也就充满深度和密度。
□ 时间的生命力
钟表时间当然是没有生命的，但是充分利用的时间则是有生命的。
同一病房的相邻病床，有两位相同病例、同样病情的患者在疗养。但一个在康复之中，另一人却逐渐病情恶化。根据这样典型性、对照性的情况观察，可清楚地看到前者的情况，时间就是休养，是一种再生，对将来充满着希望。这是精力充电、蓄积的过程。相对地，后者的时间是疾病，渐渐丧失生命力，他变得衰弱，宛如凋落的花瓣，随着时间的流失，患者更接近死亡。
在表面上，二位患者在同一时间生存着，但其间的差异却是超乎想象的，一是往生，一是往死。以此例来说，时间是连结生与死的桥梁、是生与死之间所拉展开的一条绳索。诞生和死亡间的阶段就是人的一生，但是由上述的例子可以知道，一生的结局，其本质上
是由时间来支配的。
在上述的寓意上，管理者所拥有的时间是有“生命”的。而是否能感受到这个生命，或是否能重视时间的生命，对人生的充实而言有很大的不同。
时间是由未成熟的状态开始渐渐成熟的。在未熟的状态时妄想成果就会导致失败。到了时机成熟时，就如同成熟的水果自然掉落和种子发芽一般，做任何事都能顺利。但是，失掉了这个机会，水果就会腐坏不能食用，或成为小鸟、虫类的食物了。
□ 易于流失的时间
“时间就在钟表的刻度上”——这种想法可称为“钟表时间主义”。
根据这种想法，时间是单调而且固定、机械性的东西，所以完全是由物理学的法则所支配。这个时候，时间当然没有伸缩。
但是，钟表时间主义其实只是半面的真理、相对性的事实罢了。由其见解来看，这是错误的观念，因为时间是有伸缩性的。
常常可以听到“岁月如梭，一年不觉又尽了”。对于步入中年的人来说，这种感慨常常出现在平常的会话中。
的确，对于这
